Каждый месяц бухгалтеры многих компаний осуществляют подготовку и отправку электронных платежных документов в банк для зачисления заработной платы, командировочных расходов и иных платежей на банковские карточки сотрудников. В некоторых случаях подготовка документов отнимает много сил и времени, и при этом зачисление денег происходит с большими задержками.
Важным условием эффективной работы бухгалтера и своевременным получением денег сотрудниками организации является слаженная работа компании и банка посредством правильного использования системы электронных платежей «Клиент – Банк».
Для максимального упрощения работы для пользователей системы «Клиент – Банк» и ускорения процесса зачислений были подготовлены следующие простые правила:
1.
Платежное поручение на перечисление денежных средств должно направляться одновременно со списком сотрудников.
Возможности системы «Клиент – Банк» позволяют пользователю прикреплять список сотрудников к платежному поручению. Одновременное поступление указанных электронных документов в банк позволяют существенно уменьшить время на обработку и зачисление денежных средств на счета сотрудников.
2.
При подготовке списка сотрудников должны соблюдаться следующие требования:
- ФИО клиентов должны быть указаны полностью в именительном падеже;
- Счета клиентов должны быть 13-значными без дефисов и пробелов.
Для получения информации о 13-значном номере счета сотрудник компании должен обратиться в центр банковских услуг, где сотрудник банка распечатает «Заявление о перечислении заработной платы на счет», в котором будет указан номер счета.
3.
В случае зачислений только одному сотруднику в платежном поручении должна быть указана следующая информация:
- В поле “Тип платежа” должно быть выбрано значение “Зачисление денежных средств в адрес одного физического лица”;
- В блоке полей “Реквизиты физического лица” необходимо указать полное ФИО в именительном падеже и 13-значный номер счета;
- В поле “Назначение платежа” должна быть указана следующая информация:
- характер и период, за который осуществляются зачисления;
- номер и дата договора о безналичных перечислениях денежных средств на карт-счета физических лиц;
ФИО клиента и номер счета автоматически скопируются в указанное поле.
Пример заполнения поля “Назначение платежа”:
НА СЧЕТ 1010081001202 ИВАНОВ СЕРГЕЙ ПЕТРОВИЧ ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА ЗА СЕНТЯБРЬ 2011 СОГЛАСНО ДОГОВОРУ N5-2010 ОТ 08.08.2009
Выполнение данных требований при заполнении платежного поручения позволит значительно сократить время на зачисление денежных средств на счет сотрудника в связи с тем, что обработка платежных поручений со списком (даже с одним сотрудником) осуществляется в первоочередном порядке и не требует ручной обработки электронного документа сотрудником банка.
4. Использование ранее сформированных платежных документов и шаблонов для создания новых документов
Система «Клиент – Банк» дает возможности пользователю при создании новых платежных поручений и списков сотрудников использовать ранее созданные поручения и списки.
Это позволяет избежать необходимости повторно вводить всю информацию – достаточно будет указать только новый срок по зачислению и суммы для зачислений. Вся остальная информация будет автоматически перенесена из предыдущего электронного документа с обновлением даты и номера поручения или списка.
Для создания нового платежного поручения или списка сотрудника Вы можете воспользоваться функцией «Копия» или функцией «Шаблон».
Для использования функции «Копия» необходимо выбрать ранее сформированное платежное поручение или список, который будет использоваться в качестве черновика. Затем из меню выбрать пункт «Копия» либо нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.
После выбора режима «Копия» на экране будет отображена заполненная форма платежного поручения или списка с возможностью дальнейшего редактирования.
Для использования функции «Шаблон» необходимо сохранить в качестве шаблона (команда в меню «Добавить в шаблон» либо сочетание клавиш Ctrl+F6) заполненное платежное поручение или сформированный список сотрудников. В появившемся окне необходимо указать наименование шаблона (например, “Платежка по зачислению зарплаты” и т.п.).
Для создания нового платежного поручения или списка сотрудника необходимо в окне запросов нажать клавишу F6 либо выбрать пункт контекстного меню «Копия из шаблона». Затем выбрать необходимый шаблон, после чего на экране будет доступен для дальнейшего редактирования заполненный ранее шаблон документа.
Для получения подробной информации о работе по зачислениям в системе «Клиент – Банк» Вы можете загрузить «Инструкцию по порядку зачисления денежных средств на карт-счета физических лиц в системе электронных платежей Клиент-Банк» с сайта Приорбанка.
По всем вопросам, связанным с эксплуатацией системы "Клиент-Банк", Вы можете обращаться в обслуживающий Вас центр банковских услуг, а также по телефонам: +375 17 289 90 40, 487 – velcom, МТС, life:) 187 - г. Минск, или задать вопрос через сайт.